1
Καταχώρηση Τιμολογίου
Πώς να καταχωρήσετε παραστατικό (τιμολόγιο, ΤΠΥ, κ.ά.) σε έναν φάκελο
1
Ανοίξτε τον φάκελο & μεταβείτε στην καρτέλα «Παραστατικά»
Από το sidebar επιλέξτε τον φάκελο. Στη λίστα καρτελών επάνω πατήστε Παραστατικά.
Η καρτέλα «Παραστατικά» εμφανίζει πορτοκαλί dot (●) αν λείπουν παραδοτέα, ή πράσινο (●) αν όλα είναι εντάξει.
2
Πατήστε «➕ Προσθήκη Παραστατικού»
Το μπλε κουμπί στη γραμμή εργαλείων. Ανοίγει η φόρμα καταχώρησης.
🔍 Αναζήτηση...
📋 Επικόλληση
➕ Προσθήκη Παραστατικού
2
ΑΡ. ΠΑΡΑΣΤ.
ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗΣ
ΗΜ/ΝΙΑ
ΚΑΘΑΡΗ €
ΦΠΑ €
ΜΙΚΤΗ €
ΑΙΤΟΥΜ. €
ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ
ΠΑΡΑΔΟΤΕΑ
ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ
3
Συμπληρώστε τη φόρμα παραστατικού
Καταχωρήστε τα στοιχεία του τιμολογίου. Τα υποχρεωτικά πεδία είναι: Αρ. Παραστατικού, Προμηθευτής, Ημ/νία, Καθαρή Αξία, Κατηγορία και Αιτούμενο.
4
Το τιμολόγιο εμφανίζεται στη λίστα
Μετά την αποθήκευση επιστρέφετε αυτόματα στον πίνακα. Η νέα εγγραφή εμφανίζεται με την κατάσταση που επιλέξατε και τα κουμπιά παραδοτέων στη στήλη ΠΑΡΑΔΟΤΕΑ.
ΑΡ. ΠΑΡΑΣΤ.ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗΣΗΜ/ΝΙΑ
ΚΑΘΑΡΗ €ΦΠΑ €ΜΙΚΤΗ €
ΑΙΤΟΥΜ. €ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΠΑΡΑΔΟΤΕΑ
ΤΔΑ-2024-0042
Κτίρια
ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΑΕ
15/06/2024
5.000,00
1.200,00
6.200,00
5.000,00
✓ Εξοφλήθηκε
🟠 0/11
🔵 0/3
4
Στη στήλη ΠΑΡΑΔΟΤΕΑ εμφανίζονται δύο κουμπιά: αριστερά το κουμπί για το φυσικό αντικείμενο και δεξιά για τα παραδοτέα πληρωμής.
2
Παραδοτέα Τιμολογίου
Πώς να δείτε & να τεκμηριώσετε τα παραδοτέα φυσικού αντικειμένου
1
Πατήστε το πορτοκαλί κουμπί στη στήλη ΠΑΡΑΔΟΤΕΑ
Στην καρτέλα Παραστατικά, στη στήλη ΠΑΡΑΔΟΤΕΑ, το αριστερό κουμπί ανοίγει τον πίνακα παραδοτέων φυσικού & οικονομικού αντικειμένου — δικαιολογητικά που αφορούν το ίδιο το τιμολόγιο (π.χ. σύμβαση, αποδεικτικό παράδοσης).
2
Ο πίνακας παραδοτέων ανοίγει κάτω από το τιμολόγιο
Για κάθε παραδοτέο πατήστε «✓ Έτοιμο» όταν έχετε συγκεντρώσει το αντίστοιχο δικαιολογητικό, ή «— Δεν απαιτείται» αν δεν ισχύει για τη συγκεκριμένη περίπτωση.
📋 ΠΑΡΑΔΟΤΕΑ ΦΥΣΙΚΟΥ & ΟΙΚ. ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ — ΤΔΑ-2024-0042
3/11 ολοκληρωμένα
Δικαιολογητικά
Σύμβαση / παραγγελία με προμηθευτή
✓ Έτοιμο
— Δεν απαιτ.
Δελτίο αποστολής / παράδοσης
✓ Έτοιμο
— Δεν απαιτ.
Πρωτόκολλο παραλαβής υπογεγραμμένο
✓ Έτοιμο
2
— Δεν απαιτ.
Τεχνικές προδιαγραφές / τεχνική έκθεση
✓ Έτοιμο
— Δεν απαιτ.
+ 7 ακόμη παραδοτέα…
3
Καταχώρηση Πληρωμής & Σύνδεση
Πώς να καταχωρήσετε τραπεζική μεταφορά ή άλλη πληρωμή και να τη συνδέσετε με τιμολόγιο
1
Ανοίξτε τον φάκελο & μεταβείτε στην καρτέλα «Πληρωμές»
Στην καρτέλα Πληρωμές, πατήστε το μπλε κουμπί «➕ Νέα Πληρωμή». Ανοίγει η φόρμα καταχώρησης πληρωμής.
2
Συμπληρώστε τα στοιχεία της πληρωμής
Καταχωρήστε τον αριθμό κίνησης (π.χ. αρ. εντολής μεταφοράς), ημερομηνία, τρόπο πληρωμής και ποσό. Τα Σχόλια (προαιρετικό πεδίο) βοηθάνε στη μετέπειτα αναγνώριση.
3
Συνδέστε την πληρωμή με το τιμολόγιο
Κάτω από τα στοιχεία πληρωμής πατήστε «➕ Προσθήκη τιμολογίου» και επιλέξτε το τιμολόγιο από τη λίστα. Μπορείτε να συνδέσετε μία πληρωμή με πολλά τιμολόγια του ίδιου προμηθευτή.
4
Η πληρωμή εμφανίζεται συνδεδεμένη
Μετά την αποθήκευση, στον πίνακα «ΠΛΗΡΩΜΕΣ & ΠΑΡΑΔΟΤΕΑ» εμφανίζεται η πληρωμή με τα στοιχεία της. Μπορείτε να προσθέσετε κι άλλες πληρωμές αν χρειαστεί.
4
Παραδοτέα Πληρωμής
Πώς να δείτε τα απαιτούμενα τραπεζικά δικαιολογητικά για κάθε πληρωμή
1
Πατήστε το δεξί κουμπί στη στήλη ΠΑΡΑΔΟΤΕΑ
Στην καρτέλα Παραστατικά, πατήστε το δεξί κουμπί στη στήλη ΠΑΡΑΔΟΤΕΑ της γραμμής του τιμολογίου. Το δεξί κουμπί ανοίγει τον πίνακα παραδοτέων πληρωμής — τα παραδοτέα που αποδεικνύουν την καταβολή (π.χ. extrait, αποδεικτικό IBAN κτλ.).
ΑΡ. ΠΑΡΑΣΤ.ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗΣΗΜ/ΝΙΑ
ΚΑΘΑΡΗ €ΦΠΑ €ΜΙΚΤΗ €
ΑΙΤΟΥΜ. €ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΠΑΡΑΔΟΤΕΑ
ΤΔΑ-2024-0042
ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΑΕ
15/06/2024
5.000,00
1.200,00
6.200,00
5.000,00
✓ Εξοφλήθηκε
🟠 3/11
🔵 0/3
1
2
Συμπληρώστε τα παραδοτέα πληρωμής
Για κάθε τραπεζικό δικαιολογητικό πατήστε «✓ Έτοιμο» όταν το έχετε εξασφαλίσει. Η λίστα εμφανίζει τα παραδοτέα της πληρωμής TR-2024-00042 που έχετε συνδέσει.
Το αναλυτικό παραστατικό μεταφοράς πρέπει να εμφανίζει το IBAN τόσο του αποστέλλοντος όσο και του λήπτη.
5
Δημιουργία Νέου Φακέλου
Πώς να ξεκινήσετε νέο φάκελο ΕΣΠΑ μέσα στην εφαρμογή
1
Πατήστε «➕ Νέος Φάκελος» στη γραμμή εργαλείων
Το κουμπί βρίσκεται στην κεντρική σελίδα, στο πάνω μέρος.
➕ Νέος Φάκελος
1
▣ Συνδρομή
PROFESSIONAL
⚙️ Ρυθμίσεις
📖
✉️
✏️
2
Επιλέξτε τη Δράση ΕΣΠΑ
Στο πεδίο «Δράση» επιλέξτε το πρόγραμμα (π.χ. ΑΝΤ06ΙΝΤ, PRMET04). Αυτό καθορίζει τα παραδοτέα και τις κατηγορίες δαπανών. Δεν αλλάζει μετά τη δημιουργία.
📁 Νέος Φάκελος
✕
Δράση ΕΣΠΑ *
ΑΝΤ06ΙΝΤ — Ανταγωνιστικότητα ΜΜΕ▾
2
3
Συμπληρώστε τα υποχρεωτικά πεδία
Η Επωνυμία επιχείρησης, ο Κωδικός φακέλου και ο Εγκεκριμένος Π/Υ είναι υποχρεωτικά (*).
4
Ο φάκελος ανοίγει έτοιμος για δουλειά
Μετά τη δημιουργία, ο φάκελος ανοίγει αυτόματα στην καρτέλα «Γεν. Παραδοτέα». Ξεκινήστε από εκεί πριν περάσετε σε παραστατικά.
Η πορτοκαλί dot (●) στις καρτέλες σημαίνει ότι υπάρχουν ανολοκλήρωτα παραδοτέα. Εξαφανίζεται όταν τα ολοκληρώσετε όλα.
6
Γενικά Παραδοτέα Φακέλου
Πώς να διαχειριστείτε τα δικαιολογητικά που αφορούν ολόκληρο τον φάκελο
1
Ανοίξτε την καρτέλα «Γεν. Παραδοτέα»
Η πρώτη καρτέλα περιέχει δικαιολογητικά επιπέδου φακέλου — όχι συγκεκριμένου τιμολογίου. Αφορούν π.χ. άδειες, πιστοποιητικά κτλ.
2
Σημειώστε κάθε παραδοτέο ως «Έτοιμο» ή «Δεν απαιτείται»
Ίδια λογική με τα παραδοτέα τιμολογίου: «✓ Έτοιμο» όταν έχετε το έγγραφο, «— Δεν απαιτείται» για ό,τι δεν ισχύει. Η αναφορά (ενότητα Α) εμφανίζει την κατάστασή τους αυτόματα.
Η καρτέλα εμφανίζει πορτοκαλί dot (●) όσο υπάρχουν ανολοκλήρωτα παραδοτέα. Στην αναφορά (ενότητα Α) αναγράφεται η ακριβής κατάσταση.
Τα γενικά παραδοτέα εξαρτώνται από τη δράση — κάθε πρόγραμμα ΕΣΠΑ έχει διαφορετική λίστα. Η εφαρμογή τη φορτώνει αυτόματα βάσει της δράσης που επιλέξατε.
7
Αναφορά & Εκτύπωση
Πώς να διαβάσετε, να αξιοποιήσετε και να εκτυπώσετε την αναφορά ελέγχου
1
Ανοίξτε την καρτέλα «Αναφορά»
Η τελευταία καρτέλα παράγει αυτόματα πλήρη αναφορά ελέγχου βασισμένη στα καταχωρημένα δεδομένα. Ενημερώνεται σε πραγματικό χρόνο.
2
Κατανοήστε τις 7 ενότητες
Κάθε ενότητα ελέγχει διαφορετική διάσταση του φακέλου και έχει δικό της κουμπί εκτύπωσης.
3
Εκτυπώστε ανά ενότητα ή ολόκληρη την αναφορά
Κάθε ενότητα έχει δικό της «🖨️». Για να εκτυπώσετε όλες μαζί, πατήστε «🖨️ Πλήρης Αναφορά» στη γραμμή εργαλείων της καρτέλας.
Αναφορά Ελέγχου — ANT06INT-2024-001
🖨️ Πλήρης Αναφορά
3
8
Cross-checks & Προειδοποιήσεις
Τι σημαίνουν τα κόκκινα και πορτοκαλί flags
1
Πού εμφανίζονται τα flags
Τα σφάλματα και οι προειδοποιήσεις εμφανίζονται στην καρτέλα Αναφορά — στη γραμμή του αντίστοιχου τιμολογίου.
Στο παράδειγμα: Αιτούμενο (5.200€) > Καθαρής Αξίας (5.000€) και ημ/νία 10/12/2023 πριν επιλεξιμότητα (01/01/2024). Και τα δύο είναι σφάλματα που πρέπει να διορθωθούν.
2
Κατάλογος αυτόματων ελέγχων
❌ Κόκκινα = σφάλματα που πρέπει να διορθωθούν πριν την υποβολή. ⚠️ Πορτοκαλί = προειδοποιήσεις που χρήζουν προσοχής.
9
Διαχείριση Συνδρομής & Κάρτας
Πώς να αναβαθμίσετε πλάνο, να ενημερώσετε κάρτα ή να ακυρώσετε τη συνδρομή
1
Πατήστε το κουμπί «Συνδρομή» επάνω δεξιά
Στη γραμμή στο επάνω μέρος της αρχικής σελίδας, κάντε κλικ στο κουμπί «Συνδρομή» (εικονίδιο κάρτας). Ανοίγει το παράθυρο διαχείρισης.
2
Αλλαγή πλάνου (αναβάθμιση ή υποβάθμιση)
Βλέπετε το τρέχον πλάνο, τη χρέωση και τα όρια. Επιλέξτε το νέο πλάνο και πατήστε «Αλλαγή Πλάνου». Η αλλαγή εφαρμόζεται αμέσως (αναβάθμιση) ή στη λήξη περιόδου (υποβάθμιση).
💳 Συνδρομή & Πλάνο
✕
Τρέχον Πλάνο
Professional
€49/μήνα · έως 25 ενεργοί φάκελοι
Διαθέσιμα Πλάνα
Starter
€19/μήνα · 5 φάκελοι
Professional ✓
€49/μήνα · 25 φάκελοι
Agency
€89/μήνα · Απεριόριστοι
3
Ενημέρωση κάρτας ή ακύρωση
Στο ίδιο παράθυρο βρίσκεται η επιλογή ενημέρωσης κάρτας (μέσω Stripe portal) και ακύρωσης. Η ακύρωση ισχύει στο τέλος της τρέχουσας χρεωστικής περιόδου.
Μετά την ακύρωση έχετε πρόσβαση μέχρι το τέλος της χρεωμένης περιόδου. Οι φάκελοί σας δεν διαγράφονται — μπορείτε να επαναενεργοποιήσετε οποτεδήποτε.
Για αλλαγή στοιχείων χρέωσης (ΑΦΜ, επωνυμία) επικοινωνήστε στο support@econtrol.gr.
10
Ομάδα — Προσθήκη Μέλους
Πώς να προσκαλέσετε συναδέλφους
1
Αρχική σελίδα → Διαχείριση Ομάδας
Στην ενότητα «Διαχείριση Ομάδας» εισάγετε το email και πατήστε «✉️ Πρόσκληση Μέλους».
2
Ρόλοι: Admin vs Μέλος
Ο Admin διαχειρίζεται μέλη και πλάνο. Το Μέλος βλέπει και επεξεργάζεται φακέλους.
Μόνο ο Admin μπορεί να προσκαλέσει ή να αφαιρέσει μέλη. Ο αριθμός χρηστών εξαρτάται από το πλάνο συνδρομής.
💡 Χρήσιμες Πληροφορίες
Όριο Μετρητών
Μέγιστο €500 καθαρής αξίας ανά τιμολόγιο. Για μεγαλύτερα ποσά απαιτείται τραπεζική μεταφορά.
Αιτούμενο Ποσό
Κανονικά ισούται με την καθαρή αξία. Μπορείτε να το μειώσετε εφόσον το τμήμα δαπάνης δεν είναι πλήρως επιλέξιμο.
1 Πληρωμή ↔ Πολλά Τιμολόγια
Μια εντολή μεταφοράς μπορεί να καλύπτει πολλά τιμολόγια. Συνδέστε όλα τα σχετικά μέσω «Προσθήκη τιμολογίου».
Εκτιμώμενη Επιχορήγηση
Το πράσινο banner επάνω δεξιά ανανεώνεται αυτόματα κάθε φορά που αποθηκεύετε παραστατικό ή πληρωμή.
Δύο Τύποι Παραδοτέων
Στη στήλη ΠΑΡΑΔΟΤΕΑ υπάρχουν δύο κουμπιά: το ένα για τα δικαιολογητικά τιμολογίου και το άλλο για δικαιολογητικά πληρωμής. Και τα δύο πρέπει να συμπληρωθούν.
Επικόλληση (Paste)
Κάντε Copy ένα τιμολόγιο με Ctrl+C και χρησιμοποιήστε το κουμπί «Επικόλληση» για γρήγορη αντιγραφή σε άλλον φάκελο.
?
Συχνές Ερωτήσεις
Γρήγορες απαντήσεις στα πιο συνηθισμένα ερωτήματα
Μπορώ να αλλάξω τη Δράση μετά τη δημιουργία του φακέλου;
▾
Όχι. Η Δράση «παγώνει» κατά τη δημιουργία του φακέλου και δεν μπορεί να αλλάξει μετά. Αν χρειάζεται διαφορετική Δράση, θα πρέπει να δημιουργήσεις νέο φάκελο.
Πού βρίσκω τον αριθμό κίνησης (αρ. πληρωμής);
▾
Βρίσκεται στο αναλυτικό παραστατικό μεταφοράς που εκδίδει η τράπεζα (εντολή μεταφοράς ή extrait) — είναι ο μοναδικός αριθμός αναφοράς της συναλλαγής. Αν η πληρωμή έγινε μέσω e-banking, εκτύπωσε την επιβεβαίωση της μεταφοράς.
Μπορώ να συνδέσω μια πληρωμή με πολλά τιμολόγια;
▾
Ναι. Στη φόρμα πληρωμής, πάτησε «➕ Προσθήκη τιμολογίου» όσες φορές χρειάζεται. Η ίδια πληρωμή μπορεί να καλύψει πολλά τιμολόγια του ίδιου προμηθευτή.
Μπορώ να διαγράψω ένα τιμολόγιο που έχω καταχωρήσει λάθος;
▾
Ναι, πάτησε το εικονίδιο 🗑 στη γραμμή του τιμολογίου ή της πληρωμής. Τόσο ο διαχειριστής όσο και τα μέλη μπορούν να διαγράφουν τιμολόγια και πληρωμές. Μόνο η διαγραφή ολόκληρου του φακέλου απαιτεί δικαιώματα διαχειριστή.
Πώς προσθέτω νέο μέλος στην ομάδα;
▾
Από την αρχική σελίδα, στην ενότητα «Διαχείριση Ομάδας», εισάγεις το email του μέλους και πατάς «✉️ Πρόσκληση Μέλους». Ο χρήστης θα λάβει email με πρόσκληση για εγγραφή.
Το αιτούμενο ποσό πρέπει να είναι ίσο με την καθαρή αξία;
▾
Κανονικά ναι. Μπορείς να το μειώσεις αν μέρος της δαπάνης δεν είναι επιλέξιμο. Δεν επιτρέπεται να υπερβαίνει την καθαρή αξία.
Αν λήξει η συνδρομή μου, χάνω τα δεδομένα μου;
▾
Όχι. Τα δεδομένα σου παραμένουν αναλλοίωτα. Αν η συνδρομή λήξει ή καθυστερήσει η πληρωμή, ο λογαριασμός μεταβαίνει αυτόματα σε λειτουργία μόνο ανάγνωσης — μπορείς να βλέπεις και να εκτυπώνεις όλους τους φακέλους σου, αλλά δεν μπορείς να κάνεις νέες καταχωρήσεις ή επεξεργασία. Μόλις ανανεώσεις τη συνδρομή, επιστρέφεις αμέσως σε πλήρη πρόσβαση.